Bạn có thể xuất báo cáo để lưu, chia sẻ hoặc tiếp tục làm việc với dữ liệu bên ngoài nền tảng.
Tùy vào báo cáo và không gian làm việc của bạn, bạn có thể xuất báo cáo ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm PDF, Excel và CSV.
Định dạng phù hợp nhất phụ thuộc vào cách bạn dự định sử dụng báo cáo đã xuất.
Xuất Báo cáo
Để xuất một báo cáo:
- Mở báo cáo bạn muốn xuất.
- Nhấp vào Xuất.
- Chọn định dạng bạn muốn sử dụng: PDF, PowerPoint, Word, JSON, CSV, Markdown hoặc HTML.
- Chờ quá trình xuất được tạo xong.
Chọn Định dạng Phù hợp
Sử dụng PDF khi bạn cần một phiên bản báo cáo sẵn sàng để trình bày.
PDF hữu ích cho:
- Chia sẻ báo cáo với khách hàng hoặc các bên liên quan
- Trình bày các phân tích tài chính
- Giữ lại một phiên bản cố định của báo cáo
- In hoặc lưu trữ báo cáo
PDF giữ nguyên bố cục và định dạng của báo cáo, khiến nó trở thành lựa chọn tốt nhất khi việc trình bày trực quan là quan trọng.
Excel
Sử dụng Excel khi bạn muốn tiếp tục làm việc với dữ liệu báo cáo.
Excel hữu ích cho:
- Xem xét từng giá trị riêng lẻ
- Thực hiện các phép tính bổ sung
- Tạo phân tích của riêng bạn
- Làm việc với dữ liệu trong bảng tính
CSV
Sử dụng CSV khi bạn cần dữ liệu gốc ở định dạng đơn giản, được hỗ trợ rộng rãi.
CSV hữu ích cho:
- Nhập dữ liệu vào một hệ thống khác
- Làm việc với các tập dữ liệu lớn
- Xử lý dữ liệu bằng các công cụ khác
- Di chuyển dữ liệu có cấu trúc giữa các ứng dụng
Mẹo: Sử dụng PDF để chia sẻ, Excel để phân tích sâu hơn, và CSV khi bạn cần chuyển hoặc xử lý dữ liệu gốc.
Tạo Bài thuyết trình bằng AI
Nếu bạn muốn biến báo cáo của mình thành một bài thuyết trình mà không cần định dạng thủ công, hãy nhấp vào nút AI Presentation.
ELECTE sẽ sắp xếp nội dung báo cáo thành một bài thuyết trình và tạo ra một bộ slide sẵn sàng để sử dụng.
Mẹo Định dạng
Trước khi xuất báo cáo, hãy xem lại nội dung và định dạng của nó.
Để có kết quả tốt nhất:
- Kiểm tra tiêu đề và tóm tắt báo cáo.
- Đảm bảo tất cả các phần bắt buộc đều được đưa vào.
- Thêm ghi chú hoặc các phần tùy chỉnh khi cần thêm ngữ cảnh.
- Xem lại báo cáo trước khi xuất để sử dụng bên ngoài.
Nếu bạn đang xuất báo cáo cho khách hàng hoặc các bên liên quan, hãy sử dụng PDF để giữ nguyên bố cục ban đầu.
Chia sẻ báo cáo của bạn
Bạn có thể chia sẻ báo cáo với đồng nghiệp có quyền truy cập vào không gian làm việc của bạn mà không cần xuất báo cáo.
Để chia sẻ báo cáo với đồng nghiệp, hãy cuộn xuống phần liên quan và nhắc đến (mention) họ.
Xử lý sự cố
Không tạo được bản xuất
Kiểm tra xem báo cáo đã tạo xong chưa và thử xuất lại.
Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, hãy làm mới trang và thử xuất lại.
Tệp đã xuất trông khác so với báo cáo
Một số định dạng có thể khác nhau tùy theo định dạng xuất. Để có phiên bản sẵn sàng trình bày và giữ nguyên bố cục báo cáo, hãy sử dụng PDF.
Tệp bị thiếu dữ liệu
Kiểm tra xem các phần và dữ liệu liên quan đã được đưa vào báo cáo trước khi xuất hay chưa. Nếu cần, hãy tùy chỉnh báo cáo và xuất lại.
Tôi không thể mở tệp đã xuất
Đảm bảo bạn đang sử dụng ứng dụng hỗ trợ định dạng đã chọn:
- PDF — trình đọc PDF
- Excel — Microsoft Excel hoặc một ứng dụng bảng tính tương thích khác
- CSV — ứng dụng bảng tính hoặc xử lý dữ liệu
Nếu tệp vẫn không thể mở được, hãy thử tạo bản xuất lại.
Mẹo và phương pháp hay nhất
- Chọn định dạng theo mục tiêu của bạn. Sử dụng PDF để chia sẻ, Excel để phân tích và CSV để chuyển dữ liệu.
- Xem lại trước khi xuất. Kiểm tra nội dung và định dạng báo cáo trước khi tạo tệp cuối cùng.
- Sử dụng PDF để chia sẻ ra bên ngoài. Điều này giúp giữ nguyên bố cục dự kiến của báo cáo.
- Tùy chỉnh trước. Thêm ghi chú, các phần hoặc ngữ cảnh liên quan khác trước khi xuất.
- Bảo mật các tệp đã xuất. Báo cáo có thể chứa thông tin tài chính hoặc kinh doanh nhạy cảm.