Quyền hạn người dùng kiểm soát những gì mỗi thành viên trong tổ chức của bạn có thể xem và thực hiện trong tài khoản. Việc gán đúng cấp độ truy cập giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm, đồng thời đảm bảo các thành viên trong nhóm có đủ quyền cần thiết để thực hiện công việc của họ.
Bạn có thể quản lý quyền truy cập của người dùng từ phần cài đặt tài khoản và cập nhật quyền hạn bất cứ khi nào trách nhiệm của một thành viên trong nhóm thay đổi.
Điều kiện tiên quyết
Trước khi quản lý quyền hạn người dùng, hãy đảm bảo bạn:
- Có quyền quản trị viên đối với tài khoản
- Biết những người dùng nào cần được cấp quyền truy cập
- Hiểu rõ cấp độ truy cập mà mỗi người dùng cần
- Có địa chỉ email của người dùng nếu bạn đang mời một thành viên mới
Mẹo: Chỉ cấp cho người dùng những quyền cần thiết cho vai trò của họ. Bạn có thể tăng hoặc giảm quyền truy cập sau này nếu trách nhiệm của họ thay đổi.
Mời người dùng mới
1. Mở phần Quản lý người dùng
Đăng nhập vào tài khoản của bạn và nhấp vào Workspace trong thanh bên.
Đi đến Team Members.
2. Thêm người dùng
Nhấp vào Invite Team Member.
Nhập địa chỉ email của người dùng và chọn cấp độ truy cập phù hợp.
Tùy chọn: Bạn có thể đính kèm một lời nhắn cá nhân cho người được mời.
3. Chọn cấp độ truy cập
Chọn vai trò phù hợp với trách nhiệm của người dùng.
Ví dụ:
- Admin — Có thể quản lý người dùng, quyền hạn và cài đặt workspace.
- Member — Có thể tạo và chỉnh sửa nội dung hoặc dữ liệu nhưng không thể quản lý cài đặt trên toàn tổ chức.
4. Gửi lời mời
Kiểm tra lại địa chỉ email và cấp độ truy cập của người dùng, sau đó nhấp vào Send invitation.
Người dùng sẽ nhận được lời mời và có thể làm theo hướng dẫn để tham gia workspace.
Thay đổi quyền hạn của người dùng
Bạn có thể cập nhật cấp độ truy cập của người dùng khi trách nhiệm của họ thay đổi.
- Đi đến Workspace → Team Members.
- Tìm người dùng bạn muốn cập nhật.
- Nhấp vào menu ⋮.
- Nhấp vào Make Member / Make Admin.
Xóa quyền truy cập của người dùng
Khi ai đó không còn cần truy cập vào không gian làm việc của bạn, hãy xóa quyền truy cập của họ ngay.
- Mở Workspace → Team Members.
- Tìm người dùng.
- Mở menu ⋮ bên cạnh tên của họ.
- Nhấp vào Remove Member.
Mẹo và Lỗi Thường Gặp
Tuân theo nguyên tắc đặc quyền tối thiểu
Chỉ cấp cho người dùng mức truy cập tối thiểu cần thiết để thực hiện công việc của họ. Tránh cấp quyền quản trị viên trừ khi thật sự cần thiết.
Xem lại quyền hạn thường xuyên
Kiểm tra danh sách người dùng theo định kỳ, đặc biệt là sau khi có thay đổi về nhân sự, thăng chức, hoặc thay đổi trách nhiệm.
Xóa người dùng không hoạt động
Không nên để quyền truy cập được kích hoạt cho những người dùng không còn làm việc với tổ chức của bạn hoặc không còn cần truy cập.
Cẩn trọng với quyền quản trị viên
Quyền quản trị viên có thể cho phép người dùng thay đổi cài đặt bảo mật, quản lý người dùng khác, hoặc truy cập thông tin nhạy cảm. Chỉ cấp quyền này khi thật sự cần thiết.
Kiểm tra quyền truy cập sau khi thay đổi vai trò
Khi trách nhiệm của một người dùng thay đổi, hãy xem lại cả các quyền mới của họ và các quyền mà họ không còn cần nữa.
Phương pháp hay nhất: Luôn cập nhật danh sách người dùng và mức truy cập của bạn. Việc xem lại quyền hạn thường xuyên giúp giảm thiểu truy cập không cần thiết và đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm chỉ được cung cấp cho những người thực sự cần đến nó.