Les autorisations utilisateur déterminent ce que chaque membre de votre organisation peut voir et faire dans votre compte. Attribuer le bon niveau d'accès permet de protéger les informations sensibles tout en garantissant que les membres de l'équipe disposent des autorisations nécessaires pour accomplir leur travail.
Vous pouvez gérer l'accès des utilisateurs depuis les paramètres de votre compte et mettre à jour les autorisations chaque fois que les responsabilités d'un membre de l'équipe changent.
Prérequis
Avant de gérer les autorisations utilisateur, assurez-vous de :
- Disposer d'un accès administrateur au compte
- Savoir quels utilisateurs ont besoin d'un accès
- Comprendre le niveau d'accès requis pour chaque utilisateur
- Disposer de l'adresse e-mail de l'utilisateur si vous invitez un nouveau membre
Astuce : N'accordez aux utilisateurs que les autorisations nécessaires à leur rôle. Vous pourrez augmenter ou réduire leur accès ultérieurement si leurs responsabilités évoluent.
Inviter un nouvel utilisateur
1. Ouvrir la gestion des utilisateurs
Connectez-vous à votre compte et cliquez sur Workspace dans la barre latérale.
Accédez à Team Members.
2. Ajouter un utilisateur
Cliquez sur Invite Team Member.
Saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur et sélectionnez le niveau d'accès approprié.
Facultatif : Vous pouvez ajouter un message personnalisé à l'attention de la personne invitée.
3. Sélectionner un niveau d'accès
Choisissez le rôle correspondant aux responsabilités de l'utilisateur.
Par exemple :
- Admin — Peut gérer les utilisateurs, les autorisations et les paramètres de l'espace de travail.
- Member — Peut créer et modifier du contenu ou des données, mais ne peut pas gérer les paramètres à l'échelle de l'organisation.
4. Envoyer l'invitation
Vérifiez l'adresse e-mail et le niveau d'accès de l'utilisateur, puis cliquez sur Send invitation.
L'utilisateur recevra une invitation et pourra suivre les instructions pour rejoindre l'espace de travail.
Modifier les autorisations d'un utilisateur
Vous pouvez mettre à jour le niveau d'accès d'un utilisateur lorsque ses responsabilités changent.
- Accédez à Workspace → Team Members.
- Trouvez l'utilisateur que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur le menu ⋮.
- Cliquez sur Make Member / Make Admin.
Supprimer l'accès d'un utilisateur
Lorsqu'une personne n'a plus besoin d'accéder à votre espace de travail, supprimez son accès rapidement.
- Ouvrez Espace de travail → Membres de l'équipe.
- Trouvez l'utilisateur.
- Ouvrez le menu ⋮ à côté de son nom.
- Cliquez sur Supprimer le membre.
Conseils et erreurs courantes
Suivez le principe du moindre privilège
Accordez aux utilisateurs le niveau d'accès minimum nécessaire pour effectuer leur travail. Évitez d'attribuer des permissions d'administrateur sauf si elles sont nécessaires.
Vérifiez les permissions régulièrement
Vérifiez périodiquement votre liste d'utilisateurs, en particulier après des changements d'équipe, des promotions ou des changements de responsabilités.
Supprimez les utilisateurs inactifs
Ne laissez pas l'accès activé pour les utilisateurs qui ne travaillent plus avec votre organisation ou qui n'ont plus besoin d'accès.
Soyez prudent avec l'accès administrateur
Les permissions d'administrateur peuvent permettre aux utilisateurs de modifier les paramètres de sécurité, de gérer d'autres utilisateurs ou d'accéder à des informations sensibles. Attribuez-les uniquement lorsque nécessaire.
Vérifiez les accès après un changement de rôle
Lorsque les responsabilités d'un utilisateur changent, vérifiez à la fois ses nouvelles permissions et celles dont il n'a plus besoin.
Bonne pratique : Maintenez votre liste d'utilisateurs et vos niveaux d'accès à jour. Des révisions régulières des permissions réduisent les accès inutiles et contribuent à garantir que les informations sensibles ne sont disponibles que pour les personnes qui en ont besoin.