สิทธิ์ผู้ใช้เป็นตัวกำหนดว่าสมาชิกแต่ละคนในองค์กรของคุณสามารถดูและทำอะไรได้บ้างในบัญชีของคุณ การกำหนดระดับการเข้าถึงที่เหมาะสมช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน พร้อมทั้งมั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมมีสิทธิ์ที่จำเป็นต่อการทำงาน
คุณสามารถจัดการการเข้าถึงของผู้ใช้ได้จากการตั้งค่าบัญชี และอัปเดตสิทธิ์ได้ทุกเมื่อที่หน้าที่ความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมเปลี่ยนแปลงไป
ข้อกำหนดเบื้องต้น
ก่อนจัดการสิทธิ์ผู้ใช้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณ:
- มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบสำหรับบัญชี
- ทราบว่าผู้ใช้คนใดต้องการการเข้าถึง
- เข้าใจระดับการเข้าถึงที่ผู้ใช้แต่ละคนต้องการ
- มีที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ หากคุณกำลังเชิญสมาชิกใหม่
เคล็ดลับ: ให้สิทธิ์ผู้ใช้เฉพาะเท่าที่จำเป็นต่อบทบาทของพวกเขา คุณสามารถเพิ่มหรือลดการเข้าถึงในภายหลังได้หากหน้าที่ความรับผิดชอบของพวกเขาเปลี่ยนแปลง
เชิญผู้ใช้ใหม่
1. เปิดการจัดการผู้ใช้
ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ แล้วคลิก Workspace ในแถบด้านข้าง
ไปที่ Team Members
2. เพิ่มผู้ใช้
คลิก Invite Team Member
ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้ใช้และเลือกระดับการเข้าถึงที่เหมาะสม
ทางเลือกเพิ่มเติม: คุณสามารถใส่ข้อความส่วนตัวถึงผู้ได้รับเชิญได้
3. เลือกระดับการเข้าถึง
เลือกบทบาทที่ตรงกับหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ใช้
ตัวอย่างเช่น:
- Admin — สามารถจัดการผู้ใช้ สิทธิ์ และการตั้งค่าเวิร์กสเปซ
- Member — สามารถสร้างและแก้ไขเนื้อหาหรือข้อมูล แต่ไม่สามารถจัดการการตั้งค่าระดับองค์กรได้
4. ส่งคำเชิญ
ตรวจสอบที่อยู่อีเมลและระดับการเข้าถึงของผู้ใช้ จากนั้นคลิก Send invitation
ผู้ใช้จะได้รับคำเชิญและสามารถทำตามคำแนะนำเพื่อเข้าร่วมเวิร์กสเปซได้
เปลี่ยนสิทธิ์ของผู้ใช้
คุณสามารถอัปเดตระดับการเข้าถึงของผู้ใช้ได้เมื่อหน้าที่ความรับผิดชอบของพวกเขาเปลี่ยนแปลง
- ไปที่ Workspace → Team Members
- ค้นหาผู้ใช้ที่คุณต้องการอัปเดต
- คลิกเมนู ⋮
- คลิก Make Member / Make Admin
ลบสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้
เมื่อมีคนไม่จำเป็นต้องเข้าถึงพื้นที่ทำงานของคุณอีกต่อไป ให้ลบสิทธิ์การเข้าถึงของพวกเขาทันที
- เปิด Workspace → Team Members
- ค้นหาผู้ใช้
- เปิดเมนู ⋮ ที่อยู่ข้างชื่อของพวกเขา
- คลิก Remove Member
เคล็ดลับและข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
ปฏิบัติตามหลักการให้สิทธิ์น้อยที่สุดเท่าที่จำเป็น
ให้ผู้ใช้มีระดับการเข้าถึงขั้นต่ำที่จำเป็นต่อการทำงานเท่านั้น หลีกเลี่ยงการมอบสิทธิ์ผู้ดูแลระบบเว้นแต่จำเป็นจริงๆ
ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงอย่างสม่ำเสมอ
ตรวจสอบรายชื่อผู้ใช้ของคุณเป็นระยะ โดยเฉพาะหลังจากมีการเปลี่ยนแปลงทีม การเลื่อนตำแหน่ง หรือการเปลี่ยนแปลงความรับผิดชอบ
ลบผู้ใช้ที่ไม่มีการใช้งาน
อย่าปล่อยให้สิทธิ์การเข้าถึงยังคงเปิดอยู่สำหรับผู้ใช้ที่ไม่ได้ทำงานร่วมกับองค์กรของคุณอีกต่อไป หรือไม่จำเป็นต้องเข้าถึงอีกแล้ว
ระมัดระวังกับสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ
สิทธิ์ผู้ดูแลระบบสามารถทำให้ผู้ใช้เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าความปลอดภัย จัดการผู้ใช้รายอื่น หรือเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ ควรมอบสิทธิ์นี้เฉพาะเมื่อจำเป็นเท่านั้น
ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงหลังการเปลี่ยนบทบาท
เมื่อความรับผิดชอบของผู้ใช้เปลี่ยนไป ให้ตรวจสอบทั้งสิทธิ์ใหม่ที่พวกเขาได้รับและสิทธิ์เดิมที่ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไป
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: รักษารายชื่อผู้ใช้และระดับการเข้าถึงให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ การตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงอย่างสม่ำเสมอช่วยลดการเข้าถึงที่ไม่จำเป็น และช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจะเข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องใช้เท่านั้น